小さな会社が経理をクラウド会計に移す前の確認表｜時期・データ・連携・権限

結論：切り替える時期と移すデータを先に決める

広告：この記事にはA8.netのアフィリエイト広告を含みます。リンク経由の申込みにより、当サイトが報酬を受け取る場合があります。

クラウド会計に移すときに迷いやすいのは、どの時点から新しいソフトで記帳するかと、前のソフトから何を移すかです。ここが決まっていないと、二重に入力したり、残高が合わなかったりします。導入の相談をする前に、次の4つを決めておくと話が早く進みます。

1. 切り替える時期を決める

期の途中で切り替えると、それまでの取引を新しいソフトにも入力するか、前のソフトと分けて管理するかを決める必要があります。期首のように区切りのよい時期に合わせると、前のソフトとの二重入力を減らせます。決算の時期と重ならないようにするのも大切です。

2. 移すデータを書き出す

勘定科目、取引先、補助科目、期首の残高など、新しいソフトに登録するデータを書き出します。前のソフトから書き出せる形式と、新しいソフトで取り込める形式が合うかを確認します。合わない場合は、手で登録する件数を見積もっておきます。

3. 連携するサービスと、使う人の権限を決める

銀行口座、法人カード、請求書の発行、給与計算など、会計とつなぎたいサービスを書き出します。誰が入力し、誰が確認するかを決め、担当ごとに見られる範囲や操作できる範囲を設定できるかも確認します。

4. 税理士とのやり取りの方法を確認する

税理士に依頼している場合は、新しいソフトでデータを共有できるか、税理士が使い慣れているかを先に確認します。切り替えの時期も、税理士と相談して決めると安心です。

移す前に、今の帳簿で確認しておくこと

新しいソフトに移す前に、今の帳簿が正しい状態かを確かめます。ずれたまま移すと、新しいソフトでも残高が合わず、原因を探すのに時間がかかります。

• 預金の残高：帳簿の残高と、通帳やネットバンキングの残高が合っているか。
• 未処理の取引：まだ記帳していない入金・支払いや、仮の科目で入れたままの取引がないか。
• 取引先ごとの残高：まだ入金されていない売上（売掛金）や、まだ払っていない支払い（買掛金・未払金）を取引先ごとに一覧にできるか。
• 固定資産：パソコンなどの資産を管理している場合、その一覧と現在の帳簿の金額。

これらを一覧にしておくと、新しいソフトに登録する期首の残高や取引先の情報をそのまま使えます。税理士に依頼している場合は、この一覧を一緒に確認してもらうと安心です。

切り替え方の3つのパターン

どの時点から新しいソフトで記帳するかで、作業量と注意点が変わります。

表は横にスクロールできます。

どの方法でも、切り替える日と、その日の残高を記録しておくと、あとで確認しやすくなります。

導入してから最初の1か月の進め方

1. 最初の週：会社の情報、会計期間、勘定科目、取引先、期首の残高を登録します。使う人のアカウントを作り、見られる範囲を設定します。
2. 2週目：銀行口座と法人カードを連携し、明細が取り込まれるかを確認します。連携できない口座は、明細ファイルの取り込みか手入力にするかを決めます。
3. 3週目：取り込んだ明細を記帳します。毎月同じ相手への支払い（家賃、サーバー代など）は、自動で科目を付けるルールを少しずつ登録します。
4. 月末：帳簿の預金残高が、通帳やネットバンキングの残高と合っているかを確認します。合わない場合は、二重の取り込みや未記帳の取引を探します。

最初の月の締めで残高が合えば、その後は同じ流れで続けられます。最初から全部の機能を使おうとせず、記帳と残高の確認を先に定着させるのがおすすめです。

よくあるつまずき

• 明細の二重取り込み：口座連携とファイル取り込みを両方使うと、同じ取引が2回入ることがあります。どちらか一方に決めます。
• 自動のルールの誤り：明細の文字だけで科目を決めるルールは、同じ相手でも内容が違う取引を同じ科目にしてしまうことがあります。月末に一度、ルールで付いた科目を見直します。
• 期首の残高のずれ：前のソフトの最終残高と新しいソフトの期首残高が合っていないと、その後の残高もずっと合いません。登録したら必ず見比べます。
• 権限の付けすぎ：入力だけの担当者にも全部の操作を許すと、意図しない修正が起きやすくなります。役割に合わせて権限を分けます。

導入相談で聞いておくこと

導入の相談をする場合は、次のことを聞いておくと、自社に合うかを判断しやすくなります。

• 今使っているソフトや表計算から、どのデータをどの形式で移せるか
• 使っている銀行・カード・請求書のサービスと連携できるか
• 利用する人数と必要な機能に合うプランと、月額・年額の料金
• 導入時の設定を手伝ってもらえる範囲と、その費用
• 税理士とデータを共有する方法

答えはメモに残し、複数の候補を比べるときに同じ項目で見比べます。

導入前の確認表

表は横にスクロールできます。

個人事業のWeb運営費の記帳はサーバー代・ドメイン代の請求書を記帳まで回す手順で紹介しています。